一步一步教你组织网站线下活动

管理员 发表于2009/6/19 14:22:41

随着互联网的普及,用户越来越喜欢通过网络参加各种线处活动,各种网站、论坛也越来越重视线下活动的组织与建设,特别是地方网站尤其如此。近两年来,笔者也组织了五十余次大大小小的线下聚会,现将一些心得体会与大家分享如下:

一、活动前

1、确定人员分工

现在是一个讲究团队合作的时代,个人英雄主义已经吃不开了。所以不管大小活动,都建议大家找志同道合的人一起来做。对于小聚会,只要有一定的组织能力即可,简单商量好活动的形式等问题就好。对于大型活动,分的就要细些,比如主持、文案、现场迎宾等人员,都要提前确定好。

2、确定活动时间、形式、规模

常见的活动形式主要有聚餐、K歌、杀人等桌面游戏、爬山、游园、郊游、体育运动、相亲会等。这个主要看活动目标人群的喜好和熟悉程度而定。比如说都是第一次参加活动的新人,可以以聚餐或是杀人等交流机会比较多的活动为主,如果都是熟悉的老朋友,可以考虑K歌等娱乐性比较强的活动。

除了活动形式外,还要确定好人数规模。笔者建议人多的大型活动的周期应该长些,人少的小型聚会周期可以短些。如果是大型活动,还要提前设计好当天的互动游戏等环节。

活动时间建议以周末为宜,要充分考虑到与会人员的作息习惯与规律。

3、确定活动地点

活动地点应该以交通方便、费用低廉为宜。尽量提前看好场地,通常情况下,现场的灯光不要太暗、太冷,不能给人空旷的感觉。场地大小应该以刚好能够容纳下参会人数为宜,由于具体参会人数无法精克,所以可以预留一定的空位置,但不要超出预计人数太多,稍微小点没关系,那样现场会显得很热闹和火爆。反之就会显得太冷清。

4、撰写活动通知

很多朋友忽略了这条,其实这点很重要。活动是否会受到大家的响应,报名情况乐观不乐观,很大程度要看通知写的好不好。通常通知应该有以下几个要素组成:活动简介、活动发起人、活动时间、面向人群、活动地点、活动费用、活动流程、报名/联系方式、详细地址及详细乘车路线(最好附地图)。一般只要把这些要素写清楚就OK,语言组织上以轻松愉快为主,不要出现一些有针对性或是另人反感的词汇。比如只限高素质人士参加之类的词汇,这样会极度让人反感的。

5、活动的宣传

线下活动除了有增加会员凝聚力、活跃网站气氛的作用外,其本身也是一个很好的宣传点。所以活动本身的宣传,一定不能忽略。而且通过集中宣传,短期内让大量人员报名,也会使人感觉活动异常火爆,使活动形成品牌效应。

6、整理报名人员通讯录

活动前一定要尽量把所有报名人员的资料搜集齐全。至少应该搜集到手机号及QQ号,对于代人报名的朋友,也要明确人数。如果条件允许,建议建立相关的QQ群。

7、发送会前通知

活动前一定要用短信的方式提醒通知,建议活动前一天的傍晚。短信的内容要包含活动的主题内容及具体的地点和行车路线、联系人。

二、活动中

1、现场照片采集

不管大小活动,只要条件允许,建议大家都多拍一些现场照片。尽量拍到现场的每一个人,特别是一些搞笑、火爆的场面,重点记录。

2、现场气氛调节

活动的成功与否,最重要的还是要看现场气氛。而气氛是否能调节起来,就要看大家是否能够融入。在活动前第一步确定人员时,大家就应该提前确定一些有亲和力、善于活跃气氛的人参与进来。除此之外呢,做为组织者还应有针对性的去调动每个人的积极性,下面说几个要点。

a、提前到场,与每一位朋友交流。做为活动组织者,一定要提前到达现场。当会员陆续到达时,尽量与每一位朋友进行短暂的交流,一是消除陌生感,二是大概判断一下每个人的性格特点,主要是内向还是外向,是否属于非常活跃的人。

b、相互介绍环节不能少。对于小型活动,这条一定不可少(全是熟人的除外)。这个环节除了能让大家相互认识外,还能再次判定那些朋友性格外向、那些朋友性格内向。

c、挑起话题,鼓励交流。做为组织者,应该随时挑起话题,活跃气氛。一般参加活动的人中,都会有几个特别活跃的人,对于这样的朋友,多多调动他的积极性。当气氛起来后,做为组织者应该多去与那些比较内向腼腆的人交流,消除他们的陌生感。

3、突发事件处理

就目前笔者的活动组织经验来看,还没有遇到什么特别的突发事件,可能主要就是现场气氛的调节,因为有时候大家玩的兴起,可能在言语上发生不快,这个时候做为组织者就要站出来做和事老,及时扭转话题,缓和气氛。特别是对于聚餐,更是如此,因为通常聚餐就要喝酒,酒后就容易失言。在这里提醒大家对于聚餐这样的活动,一定不要劝酒、拼酒,能喝的多喝,不能喝的就别喝,如果发现有谁喝过量了,也要及时劝阻。

除此之外呢,就是要注意安全问题了,这个大家多多查看有关文章吧。

三、活动后

活动后的善后工作就比较简单了。主要就是及时将现场照片发到网上,有条件的写几篇活动现场手记(应以引导会员撰写为主)。如果是大型活动,还有及时整理与会人员通讯录。善后工作大家只要记住一条原则,就是将活动的和谐气氛引导到网站(或是论坛、QQ群上),引导大家在相关的平台继续保持这种热度。

四、注意细节

其实大家一提到搞活动,都会认为比较简单,因为大部分人都明白怎么回事,但是为什么有的聚会搞的好,有的搞的不好呢?其实除了流程的制订,还有细节。

比如在论坛发活动通知贴时,除了注明活动的详细信息外,应该拟一个报名格式,让后面的人按格式报名,这样就会避免灌水的现象发生,否则别人来了一看,全是灌水的,没有报名的,那就会打击用户的积极性。同时为了双保险,贴子的前几个回复,最好让熟悉的人先按着格式报一下名,打一下样。

再比如有报名的人多了后后,及时将这些信息更新到贴子里,让大家了解最新的动态。如已报名人员的数量、男女比例,甚至具体名单、联系方式、单位等。这样大家就能知道都谁参加了,而且看到参加的人很多,很火爆,那不想参加的人,也会参加了。

关于细节的问题,没法一一讲到,所以这里只能起到一个抛砖引玉的作用,希望能给大家一些启发。

作者:江礼坤